Je denkt misschien dat je alles al op een rijtje hebt wat betreft je bedrijf in de foto-industrie. Je hebt als fotograaf misschien zelfs al een VPN, maar nu komt het volgende: IT-beheer. Lees verder, zodat je het misschien ook een beetje onder de knie kunt krijgen. In deze blog gaat het specifiek om IT beheer voor ondernemingen in de foto-industrie. Makkelijk bij al je foto’s en informatie komen is cruciaal; en dit ga jij leren.
Je POS upgraden
PoS of point-of-sale-systemen bestaan al heel lang, maar hebben de laatste tijd een aantal innovatieve veranderingen ondergaan. Zo worden de nieuwste Wi-Fi-gebaseerde afrekensystemen nu geleverd in één enkel toestel, in plaats van een verzameling hardware. Web gebaseerde systemen zijn ook in opmars. Maar wat is een PoS-systeem precies? Een verkooppunt, of point of sale, is de plaats waar je klanten afrekenen. Wanneer klanten online afrekenen, naar je kassa lopen of een artikel uit je stand of kraam pakken, staan ze op het verkooppunt. Je kassasysteem is de hardware en software die je bedrijf in staat stelt om die verkoop te doen.
Met een POS-systeem kan je bedrijf betalingen van klanten aanvaarden en de verkoop bijhouden. Het klinkt eenvoudig genoeg, maar het systeem kan op verschillende manieren werken, afhankelijk van of je online verkoopt, een fysieke winkel hebt of beide. Een kassasysteem verwees vroeger naar de kassa in een winkel. Vandaag de dag zijn moderne kassasystemen volledig digitaal, wat betekent dat een klant kan afrekenen waar hij of zij ook is. Het enige wat je nodig hebt, is een POS-app en een apparaat met internettoegang, zoals een tablet of telefoon. Zorg dat je dit dus up-to-date hebt om het zo makkelijk mogelijk te maken voor iedereen.
Het belang van een goede server
Een server is ook van essentieel belang voor je onderneming. Een server is een type computer die informatie deelt met andere computers. Er zijn verschillende soorten servers die verschillende diensten bieden aan netwerken van verschillende omvang. Met andere woorden, een server kan veel verschillende dingen doen en er ook zo uitzien. Het kunnen computers, software programma’s of harde schijven zijn. Ze zijn er in vele vormen, maar voeren allemaal dezelfde taak uit. De uiteindelijke functie van een server is het ontvangen, opslaan en delen van gegevens; hij kan worden vergeleken met een elektronische dossierkast. Servers zijn echter dynamischer dan een dossierkast, omdat zij gegevens in het hele land of binnen een huishouden onmiddellijk kunnen delen; dit wordt het netwerk van de server genoemd.
Het netwerk van een server bestaat uit de computers waarmee het informatie deelt. Servers spelen een belangrijke rol in het vermogen van bedrijven om te netwerken en samen te werken. Zij zorgen voor een gedeelde toevlucht waarop alle partijen binnen het netwerk kunnen vertrouwen. Je kunt servers (van een rack server tot aan een tower server) aanschaffen op veel sites, waarvan Serverhome een zeer betrouwbaar voorbeeld is. Neem eens een kijkje, en indien je vragen hebt kun je deze altijd stellen via het contactformulier op die site.
Fotomanagement
Een goed werkend systeem voor bedrijfsbeheer is in de foto-industrie belangrijk, omdat het je helpt om je bedrijf te laten groeien, omdat je meer overzicht krijgt en meer kunt doen in minder tijd. Bijvoorbeeld met het automatiseren van workflow. Workflow is een reeks taken die je uitvoert voor elke klant die je boekt. Een klant vraagt bijvoorbeeld een fotoshoot bij jou aan. Je beantwoordt de e-mail of belt ze en je stuurt een contract, daarna stuur je misschien nog een e-mail om ze te herinneren aan de fotoshoot, of je stuurt ze wat informatie om ze voor te bereiden op de fotoshoot.
Na de fotoshoot deel je misschien een preview op Facebook of je stuurt ze de foto’s in een galerij of je nodigt ze uit voor een verkoopsessie om albums te bestellen. Al deze taken kunnen worden gedocumenteerd en geperfectioneerd in het gebruiken van goede e-mails en timing voor je klant in een workflow die je keer op keer kunt gebruiken. Het hebben van een workflow met duidelijke deadlines zal je zoveel tijd besparen en zal het super makkelijk maken om verwachtingen duidelijk te communiceren naar je klanten.
