MILJOENEN OBJECTEN OP TRANSPORT
Het Nederlands Fotomuseum beheert een uitgebreide collectie van zo’n 6,5 miljoen objecten: van negatieven en diapositieven tot afdrukken, boeken, documentatie en een bescheiden aantal fotografica. Binnenkort verhuist deze collectie naar een nieuw onderkomen, iets verderop in Rotterdam: Pakhuis Santos. Ik sprak met Cobie Hijma, die verantwoordelijk is voor de coördinatie van deze logistieke operatie.
Alle objecten worden bewaard in gekoelde depots. Er zijn 3 klimaatzones: een van 18°C, een van 13°C en een van 3°C. Het depot van 18°C is het werkdepot, daar liggen de objecten waar op dat moment mee gewerkt wordt. Dan is er een depot van 13°C en een van 3°C, waar dikke jassen naast de deur hangen.
Cobie legt uit: “De negatieven, dia’s en kleurenafdrukken liggen in het 3°C-depot.
De zwart-witafdrukken zijn ondergebracht in het depot van 13°C. De documentatie ligt daar nu ook, maar dat hoeft niet per se in zo’n koele ruimte. Daarom verhuist die straks naar een depot met een andere temperatuurzone.
Alle depots zijn ook voorzien van nauwkeurige vochtregulering, de negatieven en dia’s liggen bij 33% relatieve luchtvochtigheid, alle andere materiaalsoorten bij 45% RH.”
Inpakken Foto’s in Fotomuseum Rotterdam. Foto’s Michael Kooren
“De verhuizing naar het nieuwe depot was een mooi moment om te bekijken of alles nog op de juiste plek stond, of dat er objecten verplaatst konden of moesten worden, omdat dat qua materiaalsoort beter uitkwam. We hebben daarbij ook gekeken naar duurzaamheid: in de koude zones is het energieverbruik behoorlijk, dus het is belangrijk om die zo optimaal mogelijk te gebruiken. Op een aantal punten hebben we de indeling dan ook aangepast. De documentatie stond eerst in zone 13°C, maar verhuist straks naar 19°C.
In het nieuwe pand gaan we van 18, 13 en 3°C naar 19, 12 en 4°C. Onze restauratoren hebben advies gegeven over wat per materiaalsoort de ideale bewaaromstandigheden zijn. En de internationale standaarden zijn ook iets veranderd.
Op basis daarvan hebben we geprobeerd een balans te vinden: minder energie gebruiken, maar wel zorgen dat de collectie op de beste manier wordt bewaard.
Het bepalen van zo’n nieuwe indeling is best een klus, maar dat traject hebben we inmiddels achter de rug.”
Wanneer je met een negatief uit het depot wilt werken, bijvoorbeeld een dia uit het 3°C-depot voor een restauratiehandeling of voor digitalisering, dan moet het eerst acclimatiseren. Het object gaat dan in stappen naar een hogere temperatuur: eerst van 3 naar 13°C (24 uur), daarna van 13 naar 18°C (weer 24 uur). Pas daarna kun je ermee aan de slag. Liever ligt een object nog wat langer te acclimatiseren, maar dat komt niet altijd uit qua tijd.
Maar hoe werkt dat straks met de miljoenen objecten die allemaal verhuisd moeten worden?
Cobie legt uit dat er veel geleerd is van de vorige verhuizing in 2007, van de Witte de Withstraat naar de Wilhelminakade.
“We laten niet elk object afzonderlijk acclimatiseren, maar passen de temperatuur van de depots zelf aan. Dat doen we stap voor stap, met één of twee graden per dag. Omdat het om zulke grote aantallen gaat, is er simpelweg geen ruimte om alles via tussenstations over te zetten.
Hoe geleidelijker de temperatuur stijgt, hoe beter dat is voor de collectie.
In het nieuwe depot werkt het straks precies andersom: zodra alles op zijn plek staat, wordt de temperatuur daar weer in kleine stappen omlaag gebracht.”
Wat zijn de risico’s voor het materiaal?
“De negatieven liggen niet voor niets zo koud opgeslagen. Bij een lage temperatuur worden afbraakprocessen sterk vertraagd, soms vrijwel stilgezet. Vooral kleurenmateriaal en materiaal op een flexibele drager is extra fragiel. Zwart-witafdrukken uit de jaren ’40 zien er vaak beter uit dan kleurenfoto’s uit de jaren ’80 van de vorige eeuw. Verder kan Fotografisch materiaal schimmel bevatten; door het koel te bewaren blijft die schimmel inactief. Het zit er dus nog wel, maar kan zich niet verspreiden. Als je het materiaal op een hogere temperatuur bewaart, zeker in combinatie met hoge luchtvochtigheid, kan de schimmel actief worden en versnellen de afbraakprocessen.
Uiteindelijk verkort je daarmee de levensduur van het materiaal.
Tijdens de verhuizing verwachten we op dat vlak geen grote problemen. De luchtvochtigheid in de depotruimtes blijft namelijk goed gereguleerd. Het blijft wel belangrijk om temperatuurveranderingen zo kort mogelijk te houden.
We hebben ook een logistieke afweging gemaakt. Een gekoeld transport leek een optie, maar het gaat om een ritje van vijf minuten. Tijdens het in- en uitladen staan de vrachtwagendeuren open en verdwijnt de kou zo weer uit de wagen.
Voor zo’n korte afstand levert gekoeld transport nauwelijks voordeel op.
Geleidelijke temperatuurveranderingen zijn altijd beter dan temperatuur-shocks.”
Wat is het meest kwetsbare materiaal in het depot?
“De negatieven zijn waarschijnlijk het gevoeligst voor temperatuurwisselingen en luchtvochtigheid. Voor het transport straks zijn vooral de glasnegatieven spannend, vanwege hun kwetsbaarheid.
Alles wordt verhuisd in de verpakking waarin het nu zit. De meeste glasnegatieven zijn per stuk verpakt in een hoesje van fotoarchiefpapier en vervolgens in zuurvrije, PAT geteste, dozen.
We zijn ruim anderhalf jaar geleden begonnen met het individueel verpakken van zoveel mogelijk glasnegatievenarchieven.
Ik heb toen heel dapper gezegd dat we álle glas individueel zouden inpakken. Dat is uiteindelijk niet helemaal gelukt, dus we zoeken nu per groep naar een passende oplossing.
Bij de vorige verhuizing ging het overigens net zo: toen is alles netjes en zonder schade overgekomen. Die ervaring nemen we mee.”
© Foto Studio Hans Wilschut
Hoe worden de grote foto’s en afdrukken verhuisd?
“We werken samen met Imming Logistics, een kunsttransporteur uit Noord-Holland. Zij zijn al een paar keer bij ons in het museum geweest om de ingelijste objecten alvast in te pakken.
Een deel wordt staand vervoerd in palletbakken, met beschermkartons ertussen. Kwetsbaardere stukken en afdrukken zonder glas worden per stuk ingepakt.”
In het nieuwe pand zijn de depots ruimer opgezet. Bij het ontwerp is gekeken naar het aantal huidige plankmeters en is er rekening gehouden met toekomstige groei. Door de indeling van het gebouw is daar uiteindelijk weer iets van af gegaan, maar er is nog steeds voldoende ruimte. Cobie vertelt: “Santos is een oud pakhuis, met veel pilaren en relatief lage plafonds.
Het is best een puzzel om alles er goed in te passen. De depots zijn straks dan ook verdeeld over twee verdiepingen, omdat er op één verdieping niet genoeg ruimte is voor de hele collectie. Op de tweede verdieping komen de zones van 4°C en 12°C, en op de derde verdieping zit de 19°C-zone, samen met de collectiewerkruimtes.
Dat is eigenlijk heel praktisch, want dan ligt het werkmateriaal dichtbij.
We zijn benieuwd hoe dat straks in de praktijk uitpakt.”
“Voor de verhuizing hebben we de collectie onderverdeeld in tien groepen, op basis van materiaalsoort. Dat heeft dus niet zozeer te maken met waar iets nu ligt, al komt dat in de praktijk vaak wel overeen. In de depots staan die groepen ook apart van elkaar. Voor elke groep is een andere voorbereiding nodig voor het transport.
Veel negatieven zitten in archiefdozen; handzame doosjes die we in stapels op pallets zetten. Voor het glas zijn we nog aan het uitzoeken wat de veiligste manier van verpakken is. Over de ingelijste werken heb ik al iets verteld; die komen uit twee verschillende depots: het depot voor kleurenafdrukken en dat voor zwartwitafdrukken.
In het verhuisplan vormen ze samen één groep, maar straks gaan ze weer naar twee aparte depots.
Door de herindeling van de depots komt het ook voor dat collecties die nu op twee plekken staan, straks op één locatie worden samengebracht.
Om het overzichtelijk te houden, hebben alle groepen een eigen kleurcode gekregen. Dat idee komt niet van mijzelf, maar uit het projectplan van de vorige verhuizing, dat toen door Loes (van Harrevelt, conservator. red) is gemaakt en gecoördineerd. Het is heel fijn dat zij nog steeds bij het museum werkt. Aan het begin van dit traject heb ik uitgebreid met haar kunnen sparren over wat er de vorige keer goed ging en wat niet. Dat heeft enorm geholpen.”
© Foto Studio Hans Wilschut
Jij bent hoofd van het project Actieplan. Wat houdt dat precies in?
“Het Actieplan is een project met extra subsidie van OCW dat sinds 2021 loopt om achterstanden in het collectiebeheer weg te werken. Dat betekent onder andere dat we archieven beter verpakken. Sommige archieven stonden nog steeds in de dozen waarin ze ooit zijn binnengebracht, simpelweg omdat er nooit tijd of mankracht was om die goed te verwerken. Daarnaast registreren en digitaliseren we grote delen van de collectie.
Mijn team is nu tijdelijk het team collectieverhuizing geworden. Na de verhuizing pakken we het oorspronkelijke werk weer op: ompakken, registreren en digitaliseren. We werken daarbij nauw samen met de collega’s van de afdeling Collecties. Vooral voor het digitaliseren doen we regelmatig een beroep op hen.
Op dit moment werkt één collega uit dat team fulltime mee aan het Actieplan, soms ook meerdere, dat hangt af van wat er verder speelt.
In principe is het de bedoeling dat we de achterstand uiterlijk eind 2028 hebben weggewerkt. Of dat lukt, hangt ook af van hoeveel tijd de verhuizing vraagt, maar daar is begrip voor bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, die toeziet op het project. De afgelopen jaren hebben we veel geleerd en veel werk verzet.
We krijgen ook een steeds beter beeld van hoe groot de collectie eigenlijk is.
Na 2028 stoppen we natuurlijk niet.
We gaan door, waarschijnlijk met een kleiner team, want er blijven natuurlijk nieuwe objecten binnenkomen. Ook komt er meer aandacht voor de digitale collectie.
We willen voorkomen dat we over een paar jaar opnieuw met een grote achterstand zitten. Daarom denken we nu al na over hoe we deze manier van werken kunnen voortzetten, zodat we het beheer structureel op orde houden.”
© Foto Studio Hans Wilschut
En wat is daarvan voor het publiek te zien?
“In Santos hebben we ramen gemaakt naar de werkruimtes en de depots. Je kunt als publiek een blik werpen op het werk aan de collecties, zoals restauratie of behoudswerk.
En we maken vitrines waarin we wisselende collectiestukken en aanwinsten zullen laten zien. Ook leggen we door middel van filmpjes uit waar de collectie uit bestaat en wat we ermee doen om het te behouden voor de toekomst en zichtbaar te maken voor het publiek. Verder wordt alles waarvoor geen openbaarheidsbeperkingen gelden, gepubliceerd op de beeldbank. Veel van het gedigitaliseerde materiaal registreren we op serieniveau, denk aan hele fotorolletjes die in één keer als contactvel worden gedigitaliseerd en beschreven.
Als je nu op de website in de zoekbalk ‘actieplan’ intypt, krijg je meer dan 100.000 beschrijvingen te zien, het overgrote deel met digitaal beeld erbij. Dit kunnen beschrijvingen zijn van een enkel glasnegatief, maar ook van 36 negatieven tegelijk. Deze beelden zijn natuurlijk niet allemaal direct klaar voor publicatie, maar iedereen kan in elk geval veel meer zien van wat we in de collectie hebben.”
“Toen we begonnen met de voorbereidingen voor de verhuizing, wist mijn team nog niet precies wat ons te wachten stond. We waren op dat moment al zo’n 3,5 jaar bezig met het Actieplan en dat werk kenden we inmiddels goed.
Tot dan toe richtten we ons vooral op negatieven en dia’s, dus we werkten steeds met hetzelfde soort materiaal. Door de verhuizing kwamen we ineens met veel meer verschillende objecten in aanraking.
Dat was in het begin even wennen, maar je merkt dat iedereen er steeds comfortabeler mee wordt. We leren ook veel meer over de collectie als geheel, dat is erg leuk.
We zijn in deze periode ook allerlei zaken tegengekomen die we anders misschien voor ons uit hadden geschoven, omdat het ingewikkeld was of gewoon veel tijd zou kosten. Nu moesten we die dingen wél aanpakken, omdat ze mee moesten in de verhuizing. Dat kostte extra tijd, maar hopelijk hebben we daar straks profijt van, als we het werk aan het Actieplan weer oppakken na de verhuizing.”
Nederlands Fotomuseum
Pakhuis Santos
Brede Hilledijk 95, Rotterdam
Opening februari 2026
nederlandsfotomuseum.nl
In juli 2025 heeft de Raad van Toezicht van het Nederlands Fotomuseum directeur bestuurder Birgit Donker per 1 oktober ontslagen, nadat ze eerder al op non actief was gesteld.
Natuurlijk heeft ze ook goede dingen gedaan voor het museum, maar uit een intern onderzoek bleek dat Donker herhaaldelijk informatie heeft achtergehouden of onjuist heeft gepresenteerd. ‘Informatie die de RvT nodig heeft voor haar toezichthoudende taak,’ zo schrijft de RvT in een persbericht, ‘onder andere aangaande het welzijn van medewerkers en de cultuur van de organisatie.’ De Volkskrant publiceerde vlak na haar schorsing een uitgebreid artikel over Donker en het Fotomuseum – het was al een tijdje in voorbereiding – nadat de krant al lange tijd berichten kreeg vanuit de foto community dat er iets aan hand was bij het NFm. In een tweede artikel in de Volkrant lezen wij dat Donker ook een onafhankelijk onderzoek naar de werksfeer binnen het museum heeft geprobeerd te beïnvloeden, door voorgesprekken te houden met werknemers die geselecteerd waren voor een gesprek met het onderzoeksbureau en hen hiermee onder druk zette.
Het ontslag kwam vlak voor de verhuizing van het museum, die op het moment van schrijven in volle gang is. De opening van het nieuwe museum staat gepland voor februari 2026.
Dit artikel laat een beetje zien waar het werkelijk om draait: het fotografische erfgoed van Nederland dat bij het Fotomuseum nog steeds in goede handen is. Wij zullen de ontwikkelingen bij het museum op de voet volgen.
OPROEP VAN FOTOGRAFEN AAN HET MUSEUM
De laatste maanden is er veel discussie op sociale media ontstaan over het ontslag van Donker, veelal onder mensen niet uit de fotografie community. Begin oktober is er uiteindelijk een geluid vanuit de fotografen gekomen in de vorm van een oproep aan het Fotomuseum, ondertekent door vele fotografen, waarin zij zeggen dat het beleid van het museum de afgelopen jaren is weggedreven van de fotografie, waar het juist over zou moeten gaan. En vragen het museum om fotografen en beeldmakers weer actief te betrekken bij het museum. “De blikvernauwing van de afgelopen jaren tot ‘fotografie uit Nederland’ en de hyperfocus op de Eregalerij is niet het resultaat van een visie, maar van het gebrek daaraan, vinden wij.“
Lees de volledige oproep. Je kunt je er ook opgeven voor ondertekening.
Dit artikel is een aangevulde versie van het artikel dat eerder in Focus 4-2025 (augustus) is verschenen.
© Foto Studio Hans Wilschut
